Aviso de privacidad

En pocas palabras

• Make Clock In es una herramienta que las empresas usan para registrar la asistencia y llevar el portal de su personal. Los datos de los empleados son de la empresa, que es su responsable; nosotros los tratamos por su cuenta.
• Al checar entrada o salida se guarda la ubicación del dispositivo (latitud, longitud y precisión) en ese momento, para comprobar si la persona está en su centro de trabajo. No se sigue la ubicación de forma continua.
• Las nóminas y los registros de asistencia se conservan aunque se elimine la cuenta, porque la ley laboral puede obligar a guardarlos.
• No vendemos datos ni los usamos para publicidad. No usamos cookies de analítica ni de publicidad.
• Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición ante su empresa o escribiendo a makeflowia@gmail.com.

1. Quién es responsable de sus datos

Ricardo José Silva Véliz, persona física que actúa por su propio derecho, con el nombre comercial Make Flow IA, RFC SIVR7707243S6, con domicilio en Av. México 211, entre las calles Estado y República, Fraccionamiento Villa San Marcos, C.P. 29010, Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, México, presta el servicio Make Clock In y es responsable del tratamiento de los datos que se indican en la sección 3, conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.

Contacto para todo lo relacionado con sus datos: makeflowia@gmail.com.

2. A quién se aplica

Este aviso se aplica al servicio Make Clock In, en make-clock-in.makeflowia.com. Cubre a:

• quien registra a su empresa y la administra;
• el personal de la empresa con cuenta (administración, recursos humanos, mandos y empleados);
• quien nos escribe para pedir soporte o ejercer sus derechos.

3. Dos papeles: responsable y encargado

La empresa que usa Make Clock In es la responsable de los datos de su personal: decide a quién da de alta, qué registra (asistencia, ausencias, nóminas, formación, avisos) y para qué. Como patrón, le corresponde darle a su personal su propio aviso de privacidad, informarle que al checar se guarda su ubicación y para qué, y recabar su consentimiento cuando haga falta (por ejemplo, para datos de salud en una incapacidad). Nosotros somos encargados de esos datos: solo los guardamos y los mostramos por cuenta de la empresa, con las medidas de este aviso, y no los usamos para nada más.

Somos responsables de los datos que necesitamos para la relación con la empresa y para operar el servicio: la cuenta de quien la registró, las cuentas con las que se entra, la seguridad de la plataforma y el soporte.

4. Qué datos tratamos

• De la empresa: nombre, zona horaria, plan y estado del servicio, y sus centros de trabajo (nombre, dirección, coordenadas y el radio dentro del cual una checada cuenta como hecha en el lugar).
• De cada cuenta: nombre, correo electrónico, contraseña (se guarda solo cifrada de forma que no puede recuperarse), papel en la empresa, código de empleado si se usa, y en su perfil puesto, departamento, teléfono y fecha de ingreso.
• Checadas y ubicación: tipo (entrada, salida o descanso), fecha y hora, desde dónde se hizo (navegador o móvil), centro de trabajo, notas y correcciones. Para checar desde la pantalla de fichaje, el navegador le pide permiso para conocer la ubicación del dispositivo; se toma una sola vez, al presionar el botón, y se guardan la latitud, la longitud, la precisión y si quedó dentro del radio de un centro de trabajo. Sin ese permiso no se puede checar desde esa pantalla. La administración de la empresa puede ver las checadas en un mapa.
• Ausencias y horas extra: tipo (vacaciones, enfermedad, permiso personal, parental, duelo, horas extra u otro), fechas u horas, motivo, quién la revisó, su respuesta y sus notas.
• Nóminas: mes, año, importe, estado y, si la empresa lo agrega, un enlace al documento. La aplicación no calcula salarios, impuestos ni cuotas: guarda lo que captura la empresa.
• Formación y prevención de riesgos: curso o documento, proveedor, estado, fechas y enlace al certificado.
• Avisos y chat de soporte: los avisos que la empresa envía a cada persona (y si los leyó) y las conversaciones del chat de soporte, que se guardan en la base. Hoy el asistente del chat no está conectado a ningún servicio de inteligencia artificial externo: responde con un mensaje fijo y los mensajes no salen de la plataforma.
• Datos técnicos: de cada sesión, la dirección IP y el navegador; y en la bitácora de seguridad, quién hizo cada checada, solicitud o cambio de perfil, cuándo, desde qué dirección IP y con qué navegador. Nuestro proveedor de alojamiento también registra la dirección IP y la hora de las peticiones.
• Comunicaciones: lo que nos escriba por correo electrónico.

Datos sensibles: la ubicación precisa no es un dato sensible por sí misma, pero revela dónde está una persona: úsela solo para el registro de asistencia. El motivo de una ausencia por enfermedad puede ser un dato de salud, que es sensible: la empresa debe recabar el consentimiento expreso de la persona y conviene no escribir diagnósticos.

Por ahora Make Clock In no envía correos electrónicos automáticos.

5. Para qué los usamos

Todas estas finalidades son necesarias para dar el servicio que contrata la empresa:

1. Crear y administrar las cuentas y dejar entrar a cada persona solo a la información de su empresa.
2. Registrar las checadas y comprobar si se hicieron en un centro de trabajo.
3. Llevar el portal del personal: ausencias, horas extra, nóminas, formación, avisos y chat de soporte.
4. Proteger la plataforma: comprobar quién entra, registrar en la bitácora lo que se hace y evitar accesos indebidos.
5. Atender solicitudes y dar soporte, y avisar de cambios en el servicio, en este aviso o en los términos.

No tenemos finalidades secundarias: no usamos los datos para publicidad ni para perfiles, y no los vendemos. Si algún día quisiéramos usarlos para algo distinto, pediríamos antes el consentimiento.

6. Con quién se comparten

Para dar el servicio nos apoyamos en estos proveedores, que tratan los datos solo por nuestra cuenta y para prestarnos su servicio:

• Vercel Inc. (Estados Unidos): aloja la aplicación; sus servidores para este servicio están en Washington, D. C.
• Neon (Estados Unidos): base de datos.

Como estos proveedores están en Estados Unidos, los datos se guardan fuera de México.

El mapa del panel de administración se dibuja con mosaicos de OpenStreetMap (Fundación OpenStreetMap, Reino Unido) y con íconos que se descargan de GitHub y de cdnjs (Cloudflare), ambos de Estados Unidos: el navegador de quien consulta el mapa les pide esas imágenes, por lo que ven su dirección IP y la zona del mapa que se muestra, pero no reciben nombres ni checadas.

No transferimos los datos a nadie más para que los use con fines propios. Solo los entregaríamos a una autoridad cuando una ley o una orden lo exija.

7. Cuánto tiempo los conservamos

• Los datos de la empresa y de su personal, mientras el servicio esté vigente para la empresa.
• Una sesión vence si pasan 30 días sin usarla.
• Si quien registró la empresa usa «Eliminar mi cuenta», se borran el personal y sus accesos, los perfiles, las ausencias, los avisos, la formación, la prevención de riesgos, el chat, los centros de trabajo que no aparecen en una checada y el historial de accesos. Se conservan las nóminas, las checadas, las horas extra y la bitácora de las checadas, porque la Ley Federal del Trabajo y las leyes fiscales pueden obligar a la empresa a conservar nóminas y controles de asistencia. Quedan bloqueados, sin acceso para nadie; las personas que aparecen en ellos conservan su nombre y su correo se reemplaza, de modo que nadie puede entrar con él. Para pedir una copia o su eliminación, la empresa puede escribir a makeflowia@gmail.com.
• Si otra persona usa «Eliminar mi cuenta», se borra solo su acceso a la empresa (su perfil, avisos, chat e inicio de sesión). Lo que la empresa registró de ella (checadas, ausencias, nóminas y demás) se queda con la empresa.

8. Sus derechos y cómo ejercerlos

Usted puede acceder a sus datos, pedir que se rectifiquen si están mal, que se cancelen cuando ya no sean necesarios, oponerse a su uso para un fin determinado (derechos ARCO), revocar su consentimiento y limitar el uso o la divulgación de sus datos.

Si usted es empleado, la responsable de sus datos es su empresa: diríjase primero a ella. Si nos escribe a nosotros, le haremos llegar su solicitud a la empresa y la apoyaremos para atenderla. Para los datos de los que somos responsables, escriba a makeflowia@gmail.com con el asunto «Derechos ARCO» e incluya:

1. su nombre y el correo de su cuenta, y un medio para responderle;
2. una identificación oficial (o, si escribe por otra persona, la identificación de ambos y el documento que acredite la representación);
3. qué derecho quiere ejercer y sobre qué datos;
4. para una rectificación, el dato correcto y, si hace falta, el documento que lo respalde.

Le respondemos en un plazo máximo de 20 días hábiles desde que recibimos la solicitud completa. Si procede, la hacemos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes. Es gratuito.

Si considera que no atendimos su solicitud como corresponde, puede acudir a la autoridad de protección de datos personales: desde 2025, la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno.

9. Cookies

Solo usamos cookies técnicas, necesarias para entrar: las de la sesión. Además, el navegador guarda una marca para no repetir la pantalla de bienvenida en la misma pestaña. No usamos cookies de analítica ni de publicidad, ni rastreadores, y las tipografías se sirven desde el propio sitio. Por eso no mostramos un aviso de cookies.

10. Seguridad

Las conexiones van cifradas (HTTPS). Las contraseñas se guardan cifradas de forma irreversible. Las consultas se limitan a la empresa de la sesión, y lo que cada persona puede ver y hacer se comprueba en el servidor según su papel. Las checadas no se modifican: una corrección se guarda como un registro nuevo.

Ningún sistema es infalible. Si ocurriera una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa sus derechos, se lo informaremos sin demora a la empresa y, cuando corresponda, a las personas afectadas, para que puedan tomar medidas.

11. Cambios a este aviso

Si cambiamos este aviso, publicaremos aquí la nueva versión con su fecha y, si el cambio es importante, lo avisaremos por correo a quien administra cada empresa.